5W2H: o que é, como fazer e porque utilizar

A ferramenta 5W2H consiste em um checklist de atividades específicas que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como propósito eliminar dúvidas sobre os processos e suas atividades.

Cada um dos caracteres que compõem o 5W2H é derivado de uma inicial (em inglês) de uma das diretrizes que guiam o método. Assim, os 5Ws correspondem a: What (o que será feito?), Why (por que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando?) e Who (por quem será feito?). Enquanto que os 2Hs correspondem a: How (como será feito?) e How much (quanto vai custar?).

Representação de cada letra 5W2H

O que é 5W2H

5W2H é uma ferramenta composta por um checklist a ser aplicado em determinadas atividades da empresa. Seus principais objetivos são eliminar as dúvidas e estruturar processos ou atividades.

Uma vez que ele funciona como um mapeamento das atividades, a ferramenta 5W2H consiste em um cheklist que precisa ser desenvolvido com o máximo de clareza pelos membros da empresa. Através dele, ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em quanto tempo e onde (qual área). Além disso, ficarão definidos todos os motivos pelos quais a atividade definida precisa ser realizada.

Exatamente por ser um checklist, a ferramenta 5W2H difere da ferramenta fluxograma. Fluxograma é uma ferramenta gráfica para o mapeamento de processos. Por consequência, tem que como principal objetivo a visualização de tarefas, bem como a relação entre elas. Enquanto o 5W2H é uma metodologia cuja base são as respostas para as sete perguntas essenciais que compõem o checklist.

De posse das respostas, é possível ter um mapa de atividades que auxiliarão os passos relativos ao projeto. Assim, é possível uma execução do “What” muito mais clara e efetiva.

Como utilizar o 5W2H

Como todo checklist, o 5W2H deve ser utilizado respondendo-se as questões seqüencialmente. Isso permitirá uma visão completa do que é necessário ser feito para a realização da atividade (What). Em seguida, é só colocar o que foi definido em prática.

A seguir, uma tabela simples com o intuito de servir de guia para facilitar sua implementação:

Perguntas 5W2H

What (o que será feito?)

A resposta é o que deve ser alcançado ou qual a ação que deve ser tomada.

Por exemplo, uma melhoria na produção, aumento de vendas, contratação de um novo funcionário, etc.

Why (por que será feito?)

Quais os motivos que justificam o que será feito (What). As perguntas que deverão ser respondidas são: haverá melhora em algo? Irá resolver um problema ou o quê?

Where (onde será feito?)

Nas micro ou pequena empresas que não estão divididas em departamentos, essa questão pode ser respondida simplesmente com “a empresa”. Porém, nas empresas onde há divisão entre áreas e departamentos, é importante detalhar onde será executada a ação. Ou seja, qual o departamento responsável.

When (quando?)

Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo seja alcançado. Nesta parte, a resposta deve ser uma data para a execução da ação e, se aplicável, um cronograma de ação.

Who (por quem será feito?)

Deve ser indicado quem será o responsável para conduzir o processo. Se for uma atividade composta por diversos processos e ações, é importante definir quem ficará responsável por cada ação.

Destaca-se a importância de designar as pessoas corretas para casa atividade. Visto que, designar pessoas erradas ou não comprometidas para realizar determinadas ações, pode prejudicar o prazo (When) e os custos (How Much).

How (como será feito?)

A dica aqui é elaborar um detalhamento das atividades que serão necessárias para atingir o seu objetivo (What). Vale ressaltar, a importância dessa etapa para que se possa determinar corretamente os prazos e os custos.

How much (quanto vai custar?)

Nessa etapa deve ser mensurado o quanto irá ser gasto para implementar o “What”. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso, é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará. Isso permitirá uma análise de viabilidade do projeto.

Exemplo de 5W2H

Para facilitar a visualização da aplicação desta ferramenta, escolhi como exemplo a contratação de um novo funcionário. Meu objetivo era escolher um exemplo que fosse facilmente validado por todos.

Exemplo de 5W2H

Você pode notar pelo exemplo, que a ferramenta 5W2H ajuda a ter mais controle de todos os aspectos. Dessa forma, ela pode ser útil nas mais diversas ocasiões: lançamento de um novo produto, melhoria de um processo, entre outros.

Aplicar o 5W2H é simples. Uma dica importante é ter bastante clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a ferramenta.

Ela é uma ferramenta muito flexível, podendo ser utilizada para diversos fins. Seu maior benefício é proporcionar processos mais ágeis e a tomada decisões mais estruturadas.

Porque devemos utilizar 5W2H

O 5W2H pode ajudar bastante na execução e, sobretudo, no controle das tarefas da sua empresa. Isso impacta diretamente na economia de tempo e de recursos. Afinal, quando bem implementado, existirão menos dúvidas e mais produtividade.

Com ela, os envolvidos em um projeto saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. Para completar, ganha-se uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

Até mesmo nas micro empresas, onde o dono é o único responsável por um projeto, esta ferramenta pode ser utilizada de forma muito valiosa. Uma vez que, ao responder as questões propostas pelo 5W2H, o empreendedor terá muito mais clareza a respeito de como proceder e de qual o melhor caminho para atingir um objetivo. Além disso, ganhará tempo e poderá economizar recursos através da estruturação das ações.

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